Home office: como a telefonia IP pode te ajudar no trabalho remoto

Atualizado em: 10 de junho de 2021

É fato o aumento repentino de problemas que surgiram durante o home office e como solucioná-los é o dilema das empresas. Afinal, como economizar com os custos de telefonia sem perder a qualidade do atendimento? A telefonia IP pode ser a solução para a adaptação da comunicação da sua empresa durante o trabalho remoto.

O que é a telefonia IP e quais as vantagens?

A telefonia IP tem a função de transformar áudios analógicos em dados digitais com o uso da internet.

Ou seja, é uma tecnologia que permite a transmissão de dados pela rede com um endereçamento que pode reconhecido em qualquer lugar.

O uso da ferramenta pode ter vários fins, como, por exemplo, o uso do VoIP (Voice over Internet Protocol), compartilhamento de arquivos e videoconferências usando a rede de internet.

E foi nos anos 90 que a tecnologia IP se tornou mais popular no mundo corporativo. Afinal, tem seus motivos. Veja algumas de suas vantagens:

– Redução de custos: como já dito ali em cima, a telefonia IP é uma excelente alternativa para quem quer economizar com a telecomunicação da empresa. Dependendo da mudança de solução (por exemplo, sair da telefonia tradicional para a telefonia IP), a redução de custos pode ser de 20% a 80% no fim do mês.

– Não tem fronteiras: uma vez que você possui o endereço de IP, você pode ligar para o outro lado do mundo sem custo adicional. Isso ajuda a manter o custo estável caso você tenha filiais que precisam se conectar ou se você precisa viajar frequentemente.

– Segurança: é possível ter ligações privadas e sigilosas tanto para o sistema de VoIP, usando criptografia, quanto para bloquear chamadas indesejadas. 

– Dados para gestão: essa tecnologia possui soluções de gravação de chamadas, tempo médio de ligações e, ainda, escuta de mais de uma ligação sem que o cliente saiba. Com informações assim, o gerenciamento dos atendimentos fica mais completo.

Dicas de como incorporar a telefonia IP no home office

Entenda a sua fatura 

Se você ainda paga por minuto as suas ligações, provavelmente o valor da sua fatura é elevado.

Em primeiro lugar, é preciso estudar as opções de mercado e analisar qual é a melhor para a sua operação.

E a boa notícia é que as operadoras se adequaram à demanda das empresas com o sistema de VoIP. Dessa forma, você tem mais flexibilidade de escolha, diminuindo os custos com telefonia dos seus clientes.

Aqui a gente cita alguns planos de operadoras convencionais que podem entrar na sua lista de possibilidades e quais as vantagens e desvantagens de cada uma.

Caso ainda assim, você esteja com dúvida para definir uma solução mais adequada ao seu negócio, você pode precisar da ajuda de um profissional que te oriente a optar pela melhor alternativa para você.

Adapte sua comunicação 

Com o trabalho remoto, a tendência das empresas está sendo, quase que naturalmente, mudar para o sistema de telefonia IP.

Para tanto, é importante ter uma conexão estável de internet – uma vez que a tecnologia depende disso para performar – e um softphone, que substitui o telefone celular físico por um software de discagem.

Com esses dois critérios atendidos, agora é preciso pensar na produtividade.


Utilize o recurso “não perturbe” – quando necessário

Produtividade não se trata de produzir o tempo todo de forma frenética. Na verdade, se trata de saber priorizar as demandas e resolver problemas de forma eficiente e inteligente.

Ou seja, seus atendentes não estarão 100% do tempo disponíveis para 100% das ligações, certo? Por isso, existe o recurso de VoIP “não perturbe” para ser utilizado em momentos de indisponibilidade.

Dessa forma, a sua equipe tem maior foco e concentração na entrega de produtividade.

Quando estiverem disponíveis, os atendentes podem certamente retornar às ligações sem deixar os clientes na mão com o recurso de callback

Obtenha o recurso PABX-IP (PABX Virtual)

Então, lembra que a internet é imprescindível para a tecnologia IP funcionar com eficiência? Com o PABX-IP, fica bem fácil ter uma conexão estável de toda a sua equipe, porque os colaboradores podem registrar os seus ramais corporativos em casa.

Como resultado, eles operem normalmente, ainda que estando fora do escritório.

Nesse sentido, outro motivo para você considerar essa aquisição é a integração com banco de dados e sistemas que o recurso possui.

Se você quer integrar o atendimento de ligações em seu CRM, por exemplo, você consegue.

Ainda, você pode ter maior controle sobre a sua operação, já que o PABX-IP também permite o gerenciamento de informações.

O home office promete ficar – e as soluções também

Se antes da pandemia cerca de 3,8 milhões (IBGE, 2018) de brasileiros já trabalhavam em casa, agora esse número cresceu.

E, com ele, a necessidade de adaptação e criação de soluções para problemas que antes não existiam ou eram pequenos.

Conclusão

Enfim, há razões para investir em uma estrutura de trabalho remoto para os colaboradores: além de trazer mais flexibilidade e satisfação, a produtividade aumentou – pelo menos é o que 78% (Pulses, 2020) dos brasileiros sentem que aconteceu desde o início da quarentena.

Ou seja, além de uma ótima pedida para a sua equipe, a economia com soluções mais tecnológicas e simples é um ótimo motivo para continuar com o home office

Ficou com dúvida sobre como colocar essas dicas em prática? A gente pode te ajudar.

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